Может ли работодатель подать за сотрудника документы на пенсию
Подать документы в ПФР для назначения пенсии работник вправе лично, через работодателя или другого представителя (ст. 21 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях», далее – Закон № 400-ФЗ, п. 3 Административного регламента, утв. приказом Минтруда от 19.01.2016 № 14н). Однако компания должна выполнить просьбу сотрудника, только если заключила с отделением Пенсионного фонда соглашение об обмене электронными документами для назначения пенсии. Если такого соглашения нет, можете отказать сотруднику.
Какие сведения направлять в ПФР? Когда соглашение с фондом есть, работодатель должен проводить заблаговременную работу, то есть заранее отправлять в фонд сведения о будущих пенсионерах. Так, компания передает в ПФР списки работников, которые выйдут на пенсию в ближайший год. Логично делать это в начале года. Если вы приняли на работу сотрудников, которые выходят на пенсию в текущем году, то информацию об этом направляйте в ПФР по мере их приема, но не чаще одного раза в три месяца (п. 3.3 Примерного порядка, утв. информационным письмом ПФР и ФНПР от 28.12.2016 № АД-25-26/19130 и № 101-114/237, далее – Порядок).
Кроме списка работников компания должна заранее передать в ПФР ряд других документов на сотрудников, которые получат право на пенсию в ближайшие 12 месяцев. Но предварительно возьмите у работников отдельное согласие на обработку и передачу персональных данных в ПФР/
Когда сотрудник напишет заявление о назначении пенсии, компания вместе с ним подает в ПФР документы, которые не представили в ходе заблаговременной работы. Также потребуется согласие работника на передачу его заявления работодателем и документ, подтверждающий, что сотрудник состоит в трудовых отношениях с компанией. Например, справка о работе, выписка из трудовой книжки и т. д.
Как передавать документы в ПФР.
Все документы в Пенсионный фонд отправляйте в виде электронных образов, то есть скан-копий. Отсканируйте подлинники и сформируйте отдельный пакет документов для каждого работника с указанием его фамилии, имени, отчества и адреса регистрации по месту жительства. Сканировать документы нужно в расширении 300 точек на дюйм в цветном изображении. Каждый документ сканируйте отдельно (п. 3.4 Порядка).
Заверьте документы усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного на взаимодействие с ПФР работника. К пакету документов каждого работника приложите реестр направляемых документов.
ПФР вышлет в адрес работодателя расписку о получении электронных образов документов (приложение 1 к Порядку). В ней отмечают принятые документы и указывают, чего не хватает (образец ниже). Из полученных электронных образов ПФР формирует макет электронного выплатного дела.
Если ПФР не включит какой-либо период работы или иной деятельности работника в стаж, он должен информировать об этом работодателя уведомлением (образец ниже). Это уведомление передайте работнику под подпись или направьте на его электронный адрес, если он ранее дал согласие на это (п. 5.2 Приложения 2 к Порядку).
Расписку и уведомление специалист отделения ПФР должен подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. О назначении пенсии работнику фонд проинформирует работодателя, об отказе – сотрудника.
Какие обязанности есть у компании, если сотрудник сам оформляет пенсию
Если работник решил сам обращаться в ПФР за назначением пенсии, вы обязаны выдать ему оригинал трудовой книжки. Вручите ее сотруднику не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Работник обязан вернуть трудовую книжку обратно в такой же срок со дня ее получения из ПФР (ст. 62 ТК).
Когда сотрудник претендует на досрочную пенсию, он может запросить дополнительные документы. Это справки о характере работы, продолжительности рабочего дня, об описании работы, если наименование профессии не соответствует спискам вредных производств.
Работник может потребовать копии документов, связанных с работой – приказов о приеме, переводах, справки о заработной плате и др. Копии документов важно правильно заверить (ст. 62 ТК). Отметка о заверении копии содержит реквизиты: слово «Верно», наименование должности того, кто заверяет копию, подпись и ее расшифровка, дата, надпись о месте хранения документа, с которого изготовили копию, печать организации. Можно использовать штамп (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Как оформить увольнение в связи с выходом на пенсию
Если сотрудник достиг пенсионного возраста, это не основание его увольнять. Но когда это его желание, ваша задача правильно оформить документы. Сначала получите и зарегистрируйте в журнале входящих документов заявление работника (образец ниже). Если он увольняется в связи с выходом на пенсию, необходимо, чтобы эту пенсию ему назначили. Помните, что в этом случае сотрудник не обязан отрабатывать две недели, его увольняют в срок, о котором он просит (ч. 2 ст. 80 ТК).
Издайте приказ об увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию и ознакомьте работника с ним под подпись. Если сотрудник отказывается расписаться в приказе или его нет на работе, сделайте на документе запись об этом (ст. 84.1 ТК).
Внесите в трудовую книжку запись об увольнении, заверьте ее своей подписью, печатью, ознакомьте с ней работника. Повторите запись об увольнении в личной карточке (п. 12, 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Рассчитайте работника и выдайте необходимые документы (ст. 84.1, 140 ТК).
Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно из-за отсутствия работника либо отказа ее получить, направьте ему уведомление. В нем спросите согласие на отправление книжки по почте или сообщите о необходимости получить ее лично. Уведомление лучше направить ценным письмом с описью вложения. Обычное или заказное письмо не подтверждает, что вы исполнили свою обязанность (апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018).
Важные выводы
- Подайте за работника документы на пенсию, если заключили специальное соглашение с ПФР и получили у работника согласие на передачу его персданных для назначения пенсии.
- Если сотрудник подает документы на пенсию сам, выдайте ему оригинал трудовой книжки.
- Не заставляйте работника отрабатывать две недели, если он увольняется в связи с выходом на пенсию.
Комментарии